Bokningsvillkor för Cabinen
Cabinens samlingssal
Cabinen kallas en del av den gamla 3-längade gården i Surbrunnsparken, med infart från Aulingatan och intill en öppen grusplan med möjlighet till parkering för besökande.
Cabinens samlingssal rymmer upp till max 75-80 personer. Den kan användas både för möten och fester, med bord och stolar som kan möbleras på lämpligt sätt och med viss annan utrustning för olika aktiviteter. En avskild innergård kan användas för mingel liksom området närmast huset, i den fina parken.
Utrustning
I lokalen finns bredband/wifi, duk och projektor för anslutning till dator samt hörselslinga. Särskilda högtalare kan hyras och mat eller kaffe beställas från restaurangen (se bokningskalendern).
I köket intill samlingssalen finns möjlighet att värma mat, laga kaffe, förvaring i kylskåp och diskmaskin. Där finns också koppar, glas, tallrikar, bestick, uppläggningsfat, vaser och annat för dukning och mat- och kaffeservering.
Vem kan hyra lokalen?
Föreningen Surbrunnsparken har som grundläggande idé att värna demokratin, människors lika värde och solidaritet. För att utveckla och bevara vår idé vill vi se aktiviteter som kan beskrivas med ord som gemenskap, stöd, stimulans, lärande, mångfald, nytta och nöje av god standard.
Lokalen brukar räknas till s k allmänna samlingslokaler. Privatpersoner, föreningar, företag, myndigheter är välkomna att hyra, men endast i slutna tillställningar. Om lokalen ska användas för kommersiellt syfte krävs särskilda överenskommelser.
Vi kontaktar vid behov för att ordna arrangemanget på bästa sätt och vi kan komma överens om en tid då vi ses i lokalen för er planering. Bra förberedelser ger goda förutsättningar för en lyckad tillställning.
Vem är ansvarig för tillställningen?
Den som bokar är ansvarig för tillställningen och för avtalet med vår förening. Den ansvariga ska vara fyllda 25 år och ska vara närvarande under hela tillställningen.
För hur lång tid kan den hyras?
Heldag, en dags hyra: tillgång till lokalen 09.00/10.00–00.00/02.00.
Hela helgen, fredag 09.00 lördag–söndag 00.00 eller två av dagarna.
Vissa bokningar gäller bara för ett kortare möte och därför bara del av en hel dag. Då kan det gå att "dela" dagen. Ange i så fall tid och andra önskemål i rutan Detaljer i bokningskalendern.
Vad kostar det att hyra lokalen?
Följande priser gäller 2024 vid privata, slutna tillställningar. Rabatt lämnas vid bokning flera gånger. Ideella föreningar får också rabatt. Uppge i rutan Detaljer i bokningskalendern vad ni planerar, t ex möte, 50-årsfest eller dylikt. Priser från 2024-07-01:
Måndag-torsdag, max 30 personer (kl. 09.00–00.00) 900:-
Måndag-torsdag, 30-70 personer (kl. 09.00–00.00) 1100:-
Fredag (kl. 09.00–02.00) 4200:-
Lördag eller dag före röd dag (kl. 10.00–02.00) 4200:-
Söndag, max 30 personer (kl. 10.00–00.00) 2700:-
Söndag, 30-70 personer (kl. 10.00–00.00) 3300:-
Lördag-söndag (kl. 10.00-00.00) 7200:-
Hela helgen (Fredag kl. 09.00–Söndag 00.00) 8500:-
OBS! För privatpersoner tillkommer en depositionsavgift på 1000:-
Depositionsavgiften betalas vid bokning och återfås efter tillställningen om lokalen är städad och återställd (Städråd, följ dessa) och utan skador.
Privatpersoner betalar in hyresavgiften så snart som möjligt efter preliminärbokningen.
Föreningar och företag kan betala i efterhand mot faktura. I bokningskalendern finns en särskild ruta för att fylla i organisationsnummer, namn och adress för detta.
Alla får en slutfaktura efter hyresdagen. För privatpersoner blir det en s.k. kreditfaktura och depositionsavgiften återbetalas samtidigt till bankkontot som uppgetts i bokningsformuläret. Eventuella tillkommande kostnader, t.ex för skador eller städning, avräknas samtidigt.
Det börjar bli många som vill hyra Cabinen och flera kan vara intresserade av samma dag. Om det gäller ett kort möte kan det då gå att "dela" dagen. Ange detta i rutan Detaljer i bokningskalendern.
OBS! Om du vill boka en dag som enligt kalendern är rödmarkerad, kontakta uthyrningsansvarig på info@surbrunnsparkenystad.se och fråga om det är möjligt att "dela" dagen.
Om lokalen bokas 10 ggr per år ger vi 10 procent rabatt som dras vid slutet av perioden.
Hur betalar man?
Det finns två alternativ:
1. Privatpersoner betalar hyresavgiften i förväg till bankgirokontot 5678-6429 (se bokningskalendern).
Ange på inbetalningen Bokning ”Cabinen xxxx-xx-xx” (hyresdatum, år, månad, dag). Ange också, på inbetalningen, ditt namn, det boknings-id som kommer i det första svarsmejlet.
OBS! Betalning av hyresavgift och depositionsavgift ska göras så snart som möjligt efter det att preliminärboknigen (Reserverad) i kalendern gjorts.
Då summan kommit in på kontot och eventuell kontakt får du/ni en bekräftelse via mejl. Datum rödmarkeras då i kalendern och det finns ett avtal mellan hyresgäst och uthyrare.
2. Föreningar och företag som vill betala mot faktura anger det direkt vid preliminärbokningen med uppgifter om föreningens/företagets namn, organisationsnummer, fakturaadress och mejladress samt telefonnummer. Efter eventuell kontakt rödmarkeras dagen i bokningskalendern. Fakturan mejlas ut direkt efter hyresdatum med angiven förfallodag.
Direkt efter hyresdagen mejlas en slutfaktura till alla. För privatpersoner blir slutsumman 0kr eller kostnad för eventuella tillägg. Depositionsavgiften återbetalas till det bankkonto som ni anger i bokningskalendern. För föreningar/företag gäller fakturan hela kostnaden.
Vem städar?
Lokalerna, inklusive toaletter, kök och all utrustning ska lämnas av hyresansvarig, väl städade i alla utrymmen liksom det närmaste området utomhus (entréer, innergård etc.). Möbler och utrustning ska vara i samma ordning och skick som vid tillträdet.
Synpunkter på städning då man först kommer till lokalen ska anmälas direkt, innan lokalen tas i bruk. Ring i så fall till 070-550 31 62 eller ett telefonnummer som lämnas tillsammans med koder för tillträde dagen före hyresdagen.
OBS! Det finns städutrustning i anslutning till salen (skylt ”Städ”). Till städningen hör att ta bort sopor och avfall och eventuell egen utrustning som fat, servis, teknisk utrustning etc. Vi kan bara ta hand om en liten mängd restavfall i de två sopsäckar som finns i hållare. Glas, aluminiumburkar, hårdplast, pynt etc. måste varje hyresgäst ta med till sopstation och pantställen. Se i övrigt Städråd. Var sparsam med avfall.
Vi följer upp och förbereder lokalen för nästa hyresgäst så snart som möjligt.
Hur får jag tillträde till lokalen?
Den ansvariga för bokning, hyresavtal och tillställning får, dagen före tillställningen, meddelande via mejl eller sms om hur man kommer in i lokalen via ett kodlås.
När får jag tillträde till lokalen?
Tiderna för att komma in i respektive lämna lokalen är de som anges ovan (t ex kl. 09.00-02.00). Om man vill ha tillträde före eller efter denna tid så får man komma överens om det särskilt och mot en extra kostnad.
Går det att avboka?
Vid avbokning senast tre månader före hyresdatum återbetalas hela den inbetalda hyresavgiften eller, för föreningar/företag, faktureras hela hyresavgiften.
Vid avbokning senast två veckor före hyresdatum återbetalas hälften av den inbetalda hyresavgiften/faktureras halva hyresavgiften.
Vid avbokning mindre än två veckor före hyresdatum görs ingen återbetalning/faktureras hela hyresavgiften.
Finns det något mer att tänka på?
Det finns inget tillstånd för att servera alkohol i denna lokal. Alkoholförsäljning är alltså förbjuden. Den som anordnar en tillställning måste själv stå för eventuell servering av alkoholhaltiga drycker och det får endast ske i slutet sällskap.
Det finns instruktioner till utrustningen i Teknikrummet och vid diskmaskinen.
Det är bra att komma och titta på lokalen (om du inte känner till den förut) för att planera: hur kan borden ställas, maten serveras, kylas, lokalen pyntas, diskmaskinen hanteras? Det underlättar arrangemanget, minskar stressen och ger bättre chans till en lyckad tillställning!
Välkomna till Cabinen!